Daten und Compliance

Legen Sie die Anmelderichtlinie der Praxis fest, lesen Sie das Prüfprotokoll, exportieren Sie Daten, prüfen Sie die Aufbewahrung und behandeln Sie die Löschung von Patientendaten oder die Schließung der Praxis.

Organisation → Compliance (unter Verwaltung in der Seitenleiste) hat fünf Tabs: Prüfprotokoll, Exporte, Löschung, Aufbewahrung und Austrittsprozess. Sie sehen es, wenn Ihre Rolle die Berechtigung Prüfprotokoll anzeigen hat, die Inhaber und Administrator haben. Jeder Abschnitt unten nennt, wer handeln kann.

Das kann nur der Inhaber, unter Einstellungen → Zwei-Faktor-Authentifizierung und Einstellungen → Einmalanmeldung.

Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen verpflichtet jedes Mitglied zu einer Authenticator-App. Prüfen Sie zuerst den Einrichtungsstatus der Mitglieder. Die Bestätigung nennt, wie viele Mitglieder noch keine eingerichtet haben, und sie können sich erst anmelden, wenn sie es tun. Passkeys erfüllen die Anforderung nicht.

Einmalanmeldung (Single Sign-on) erfordert den Enterprise-Tarif. Wählen Sie Microsoft Entra ID oder Anderer OpenID-Connect-Anbieter, geben Sie die Angaben Ihres Anbieters ein, tragen Sie dort den Weiterleitungs-URI ein und bestätigen Sie Ihre Domain mit dem TXT-Eintrag und Domain überprüfen. Wählen Sie dann Anmeldung testen, was gelingen muss, bevor Sie SSO erzwingen können. Mitglieder benötigen weiterhin eine Einladung an ihre genaue E-Mail-Adresse.

SSO für Mitglieder der Praxis verlangen blockiert die lokale Anmeldung und beendet die lokalen Sitzungen der Mitglieder. Ihr Inhaberkonto behält die lokale Anmeldung zur Wiederherstellung und benötigt dafür zuvor Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein Passwort oder einen Passkey.

Jede der beiden Anforderungen kann Mitglieder aussperren, bis sie die Einrichtung abgeschlossen haben. Prüfen Sie daher die Einrichtung und Ihren eigenen Wiederherstellungszugang, bevor Sie sie einschalten. Persönliche Anmeldeeinstellungen finden Sie unter Konto und Sicherheit.

Das Prüfprotokoll lesen

Öffnen Sie Compliance → Prüfprotokoll. Es zeigt, wer sich angemeldet hat, wer welche Akte geöffnet hat und was erlaubt oder abgelehnt wurde. Filtern Sie nach Aktionsgruppe (Organisationsadministrator, Organisationsänderungen, Patientenzugriff, Änderungen an Patientendaten), Akteur, Von und Bis. Öffnen Sie eine Zeile für Ereignisdetails, einschließlich der Felder, die sich geändert haben.

Für einen einzelnen Patienten öffnen Sie das Menü in der Patientenleiste und wählen Zugriffsprotokoll. Um zu sehen, was eine Akte früher aussagte, nutzen Sie den Verlauf der Akte selbst.

Daten exportieren

Öffnen Sie Compliance → Exporte. Inhaber und Administratoren können Organisationsdaten exportieren wählen. Das erzeugt ein vollständiges Archiv. Sein Status wechselt von Ihr Archiv wird vorbereitet zu Bereit zum Herunterladen oder Export fehlgeschlagen. Wählen Sie Export ansehen, um es herunterzuladen. Exporte bleiben sieben Tage in der Liste, und Läuft ab zeigt, wann jeder endet.

Entpacken Sie die ZIP-Datei und öffnen Sie START-HERE.html. Ein Archiv enthält vertrauliche Unterlagen und steht nur der Person zur Verfügung, die es angefordert hat. Geben Sie es daher nur über Ihren zugelassenen sicheren Weg weiter.

Die Akte eines einzelnen Patienten exportieren Personen, die diese Akte öffnen dürfen, über die Patientenleiste mit Akte exportieren.

Die Aufbewahrung prüfen

Öffnen Sie Compliance → Aufbewahrung. Jede Zeile zeigt eine Unterlagenklasse, ihre Frist und ihre Rechtsgrundlage und wann die Frist beginnt: Ab Ende der Behandlung, Ab der letzten Änderung oder Nach Alter des Patienten. Die Zeilen sind je Land festgelegt und schreibgeschützt.

Das sind die Regeln, die die Löschvorschau anwendet. Die Aufbewahrung von Agent-Chats und Aufnahmen ist davon getrennt und verkürzt sie nicht. Siehe Agent-Einstellungen.

Patientendaten löschen

Erfordert die Rolle Inhaber oder Administrator und die Zwei-Faktor-Anmeldung, wenn die Praxis sie verlangt.

Öffnen Sie Compliance → Löschung oder wählen Sie im Menü der Patientenleiste Patientendaten löschen. Geben Sie die Patienten-ID ein und wählen Sie Patient laden.
Lesen Sie den Bericht vor der Löschung: Unterlagen je Datenbereich und Aufbewahrungsklassen mit ihren Daten.
Eine aktive rechtliche Aufbewahrungssperre blockiert die Löschung. Rechtliche Aufbewahrungssperre einrichten mit einem Grund oder Rechtliche Aufbewahrungssperre aufheben, wenn sie endet.
Wählen Sie Entwurf für Löschanfrage erstellen mit dem Datum, an dem die Anfrage einging. Die Anfrageart ist Löschung aus Datenschutzgründen oder in den Niederlanden Vernichtung nach WGBO.
Haken Sie unter Bestätigung durch den Verantwortlichen jede Aussage an. Legen Sie die Karenzzeit (Tage) von 0 bis 21 fest. Tippen Sie DELETE und wählen Sie Verantwortlichkeit bestätigen und Zugriff einschränken.
Während der Karenzzeit stellt Anfrage abbrechen den Zugriff wieder her.
Sind Karenzzeit und eine etwaige Aufbewahrungsfrist verstrichen, wählen Sie Löschung vormerken und tippen DELETE. Laden Sie das Zertifikat herunter, wenn der Status completed lautet.

Die Bestätigung schränkt den Patienten sofort ein und nimmt ihn aus den Kennzahlen der Analysen heraus. Ohne Aufbewahrungsfrist, etwa bei der Vernichtung nach WGBO, beginnt die Ausführung, wenn die Karenzzeit endet. Andernfalls bleibt die Akte eingeschränkt, bis die Frist endet. Danach läuft die Löschung nur dann von selbst, wenn Sie das Kästchen für die automatische Bereinigung angehakt haben oder sie vormerken.

Die Ausführung löscht die Chats, Arbeitsdaten und Unterlagen des Patienten endgültig. Sie lässt sich nicht rückgängig machen. Eine rechtliche Aufbewahrungssperre blockiert sie immer.

Die Praxis schließen

Nur der Inhaber kann Compliance → Austrittsprozess nutzen. Wählen Sie Austritt der Organisation starten und prüfen Sie die Zahlen zu Patienten, Mitgliedern, Dateien, rechtlichen Aufbewahrungssperren und Abonnements. Erstellen Sie einen Export der Organisation und lassen Sie ihn abschließen oder haken Sie den Verzicht an. Haken Sie jede Bestätigung an, tippen Sie DELETE und wählen Sie Bestätigen und 30-tägige Karenzfrist starten.

Während der Karenzfrist können Sie Austrittsprozess abbrechen wählen. Laden Sie das Löschzertifikat herunter, wenn die Anfrage abgeschlossen ist.

Wenn die Karenzfrist endet, löscht Salisan die Organisation und ihre medizinischen Unterlagen endgültig. Das lässt sich nicht rückgängig machen.