Plan een afspraak in

Na deze les kunt u een afspraak inplannen, verplaatsen en annuleren, en weet u wat de patiënt elke keer ontvangt. De les duurt ongeveer 15 minuten. Met de standaardrol Secretaresse kunt u in elke agenda inplannen.

Waarom dit ertoe doet

Een afspraak reserveert de tijd van een behandelaar en bereikt de patiënt per e-mail. De patiënt handelt naar die e-mail, dus een verkeerde tijd of een verkeerde persoon heeft echte gevolgen. Salisan waarschuwt u voor botsingen voordat u inplant. Lees de waarschuwing voordat u beslist.

Een afspraak is geen klinisch item. Het contact zelf wordt later vastgelegd, in een consult.

Zo werkt het

Lotte Bakker belt voor een controle bij dr. Visser volgende week. U zoekt haar dossier op en start vanuit daar de afspraak.

Inplannen

Kies Nieuw → Afspraak in het dossier van de patiënt. De agenda opent met de afspraakeditor al ingesteld op die patiënt. U kunt ook Nieuwe afspraak kiezen in de agenda, of Afspraak maken op Start, en de patiënt kiezen in de editor.

1. Controleer Patiënt.
2. Kies Type als uw praktijk afspraaktypen heeft.
3. Kies bij Met de behandelaar.
4. Kies bij Wanneer een voorgestelde vrije tijd, of stel zelf de datum, tijd en duur in.
5. Controleer Waar als die rij wordt getoond.
6. Kies Inplannen. Ctrl of ⌘ met Enter doet hetzelfde.

Een voorgestelde tijd is slechts een voorstel. De afspraak bestaat pas wanneer Afspraak geboekt verschijnt en de afspraak in de agenda staat. Tijden in de agenda volgen de tijdzone van uw browser.

Lees de waarschuwingen

De editor meldt wanneer een behandelaar al een afspraak heeft, buiten zijn beschikbaarheid valt of geen eigen werktijden heeft. In dat laatste geval gebruikt hij de standaard van de praktijk, maandag tot en met vrijdag, 08:00 tot 17:00. Kiest u toch Inplannen, dan toont een Waarschuwing bij inplannen elke botsing. Kies Ga terug om de tijd te wijzigen, of Toch inplannen als de uitzondering bedoeld is.

Wat de patiënt ontvangt

Wanneer de patiënt een e-mailadres heeft en Deze patiënt niet e-mailen uitstaat:

• Na het inplannen gaat er een bevestiging uit.
• Er gaat een wijziging uit wanneer de tijd of plaats verandert.
• Er gaat een annulering uit wanneer u een afspraak annuleert waarvan de patiënt al op de hoogte was.
• Er gaat een herinnering uit op de dag ervoor, alleen voor afspraken die meer dan acht dagen van tevoren zijn ingepland.

Data en tijden in patiënt-e-mails gebruiken de tijdzone die is ingesteld onder de patiëntcommunicatie-instellingen van de praktijk. Een notitie die u toevoegt onder Meer in de editor is intern. De patiënt ziet die niet.

Verplaatsen of annuleren

Klik op de afspraak, wijzig hem en kies Opslaan. Om te annuleren kiest u Afspraak annuleren en bevestigt u. Geannuleerde afspraken kunnen niet worden hersteld, en de betrokkenen worden op de hoogte gesteld. Plan een nieuwe afspraak in als u de verkeerde hebt geannuleerd.

Probeer het zelf

Gebruik Sam Testpatient met uw eigen e-mailadres erbij, zoals in de vorige les.

1. Open Sams dossier en kies Nieuw → Afspraak.
2. Controleer in de editor of bij Patiënt Sam staat. Kies bij Met een behandelaar. Kies een Type als de lijst wordt aangeboden.
3. Kies bij Wanneer een voorgestelde tijd op een weekdag, minstens twee dagen vanaf nu. Lees een eventuele waarschuwing.
4. Kies Inplannen. Wacht op Afspraak geboekt.
5. Zoek de afspraak in de agenda. Open Sams pagina Dossier en zoek hem onder de volgende afspraak.
6. Controleer uw inbox. De bevestiging zou binnen een paar minuten moeten aankomen.
7. Klik op de afspraak, verplaats hem een uur en kies Opslaan. Afspraak bijgewerkt verschijnt, en er volgt een e-mail over de wijziging.
8. Kies Afspraak annuleren en bevestig. Controleer uw inbox op de annulering.

Test uzelf

1. Een voorgestelde tijd is gemarkeerd. Is de afspraak ingepland?

Antwoord

Nee. De afspraak bestaat pas wanneer Afspraak geboekt verschijnt en de afspraak in de agenda staat.

2. Een patiënt heeft geen e-mailadres. Wat gebeurt er wanneer u inplant?

Antwoord

De afspraak wordt ingepland, maar er wordt geen bevestiging, wijziging of annulering per e-mail verstuurd. Voeg eerst het adres toe in de gegevens van de patiënt als de patiënt e-mail moet ontvangen.

3. U hebt de verkeerde afspraak geannuleerd. Kunt u die herstellen?

Antwoord

Nee. Plan een nieuwe afspraak in. De patiënt heeft al een annulering ontvangen als die van de eerste afspraak op de hoogte was.

Volgende stap

Ga verder met Verstuur een formulier en volg het antwoord. Voor de volledige stappen, zie Afspraken.