Richt de praktijk en de agenda in

Na deze les kunt u de praktijkgegevens controleren die patiënten zien en de agenda zo instellen dat afspraken aansluiten op de werktijden. De les duurt ongeveer 20 minuten. U hebt de rol Eigenaar of Beheerder nodig.

Waarom dit ertoe doet

Patiënten leren uw praktijk kennen via e-mails, brieven en afspraken. De afzendernaam, het antwoordadres en de tijdzone in die berichten komen uit instellingen, niet van de persoon die verstuurt. Het land van de praktijk bepaalt welke patiëntvelden en catalogi u krijgt. Voorgestelde tijden zijn gebaseerd op werktijden, dus onjuiste werktijden leiden tot onjuiste afspraken.

Zo werkt het

Praktijk Linden gaat maandag open. De eigenaar controleert wat patiënten te zien krijgen en stelt daarna de agenda in voor dr. Visser, die van dinsdag tot en met donderdag werkt.

Identiteit van de praktijk

Open Organisatie → Instellingen en daarna Algemeen. Organisatie staat onder Beheer in de zijbalk.

• Mijn organisatie bevat de naam, het logo, het telefoonnummer en het Contact-e-mailadres. Patiënten zien het contact-e-mailadres in e-mails en brieven, en hun antwoorden gaan daarheen. Zonder dit adres komt een antwoord terecht op een no-reply-adres. Gebruik een adres dat iemand leest.
• Praktijklocaties bevat adressen en ruimtes. Het hoofdadres bepaalt het land van de praktijk. Het land bepaalt de identificatievelden, catalogi en een aantal regels. Het wijzigen van de interfacetaal verandert dit niet, en het later wijzigen van het land vergt hulp van support.
• Patiëntcommunicatie bevat de Afzendernaam, de website, de juridische regel, de afspraaknotitie en de keuze Behandelaar noemen. Gebruik een neutrale afzendernaam als de praktijknaam een specialisme verraadt. De Tijdzone hier is de tijdzone waarin alle data en tijden in patiënt-e-mails worden vermeld.

Uw abonnement bepaalt hoeveel locaties u kunt toevoegen. Starter bevat er één.

Agenda

Open Kalender en kies Kalenderinstellingen. Iedereen ziet de persoonlijke groep, Agendaweergave en Beschikbaarheid. Eigenaren en beheerders zien ook de praktijkgroep, Planning en Afspraaktypen.

Bij Beschikbaarheid maakt elke behandelaar een profiel met wekelijkse uren en een tijdzone, voegt uitzonderingen per datum toe voor verlof en kiest Als actief instellen. Voorgestelde tijden en waarschuwingen gebruiken het actieve profiel.

Bij Planning bepaalt het Tijdraster waar voorgestelde tijden op uitkomen. Standaardwerktijden gelden voor behandelaars die geen eigen werktijden hebben ingesteld. Als u ze uitzet, heeft een behandelaar zonder profiel geen boekbare tijd. Vier optionele instellingen veranderen hoe plannen werkt: Uurblokken, Wie welk type uitvoert, Locaties en Ruimtes. Zet ze alleen aan als uw praktijk ze nodig heeft.

Bij Afspraaktypen heeft elk type een Naam, een Standaardduur en een kleur. Medewerkers kiezen een type wanneer ze een afspraak inplannen.

Probeer het zelf

Dit is een controle. Wijzig een waarde alleen als die onjuist is. Onder Instellingen kan alleen de eigenaar waarden buiten Praktijklocaties wijzigen.

1. Open Organisatie → Instellingen → Mijn organisatie. Lees het Contact-e-mailadres. Vraag uzelf af wie de antwoorden leest die daarheen worden gestuurd.
2. Open Praktijklocaties. Zoek het adres dat als hoofdadres is gemarkeerd. Controleer of het land daarvan het land is waarin uw praktijk werkt.
3. Open Patiëntcommunicatie. Lees de Afzendernaam en de Tijdzone.
4. Open Kalender → Kalenderinstellingen → Beschikbaarheid. Als u zelf patiënten ziet, controleert u of een actief profiel de juiste dagen, uren en tijdzone heeft. Is er geen, kies dan Nieuw profiel, geef het een naam, voeg uw wekelijkse tijdsbereiken toe, sla het op en kies Als actief instellen.
5. Open Afspraaktypen en lees de lijst.
6. Open Sam Testpatient en kies Nieuw → Afspraak. Kies bij Met een behandelaar, uzelf als u in de lijst staat. Stel een tijd in buiten uw werktijden, bijvoorbeeld 03:00. Lees de waarschuwing in de editor. Kies Inplannen, lees de Waarschuwing bij inplannen en kies Ga terug. Sluit de editor zonder in te plannen.

Test uzelf

1. Waar komt het land van de praktijk vandaan, en kunt u het in de app wijzigen?

Antwoord

Het komt van het hoofdadres onder Praktijklocaties. Later wijzigen vereist een ondersteunde migratie via support, dus controleer het voordat u patiënten toevoegt.

2. Een behandelaar heeft geen beschikbaarheidsprofiel. Welke uren gebruikt het inplannen?

Antwoord

De standaardwerktijden van de praktijk onder Planning, zolang die aanstaan. Als u ze uitzet, heeft die behandelaar geen boekbare tijd totdat die zelf werktijden instelt.

3. In de afspraak-e-mail van een patiënt staat een tijd die een uur afwijkt van de werkruimte-agenda. Waar kijkt u?

Antwoord

Naar de Tijdzone onder Patiëntcommunicatie. Patiënt-e-mails gebruiken die tijdzone. De agenda in de werkruimte gebruikt de tijdzone van de browser.

Volgende stap

Ga verder met Publiceer een formulier voor uw team. Voor de volledige stappen, zie Praktijkinstellingen en Kalenderinstellingen.