Dati e conformità

Organizzazione → Conformità (sotto Gestione nella barra laterale) ha cinque schede: Verifiche, Esportazioni, Cancellazione, Conservazione e Chiusura dell'organizzazione. La vedi se il tuo ruolo ha il permesso Consultare la cronologia delle verifiche, che hanno Proprietario e Amministratore. Ogni sezione qui sotto indica chi può agire.

Imposta la politica di accesso dello studio

Solo il titolare può farlo, in Impostazioni → Autenticazione a due fattori e Impostazioni → Accesso unico (SSO).

Richiedi l'autenticazione a due fattori obbliga ogni membro a usare un'app di autenticazione. Controlla prima la Registrazione dei membri. La conferma indica quanti membri non l'hanno ancora configurata, e non possono accedere finché non lo fanno. Le passkey non soddisfano il requisito.

L'Accesso unico (SSO) richiede il piano Enterprise. Scegli Microsoft Entra ID o Altro provider OpenID Connect, inserisci i dati del tuo provider, aggiungi lì l'URI di reindirizzamento e verifica il tuo dominio con il record TXT e Verifica il dominio. Poi scegli Verifica l'accesso, che deve riuscire prima che tu possa rendere obbligatorio l'SSO. I membri hanno comunque bisogno di un invito al loro indirizzo e-mail esatto.

Richiedi SSO ai membri della clinica blocca l'accesso locale e termina le sessioni locali dei membri. Il tuo account di titolare mantiene l'accesso locale per il recupero, quindi richiede prima l'autenticazione a due fattori e una password o una passkey.

Entrambi i requisiti possono escludere dei membri finché non si configurano, quindi controlla la registrazione e il tuo accesso di recupero prima di attivarli. Le impostazioni personali di accesso sono in Account e sicurezza.

Leggi il registro delle verifiche

Apri Conformità → Verifiche. Mostra chi ha effettuato l'accesso, chi ha aperto quale cartella e che cosa è stato consentito o rifiutato. Filtra per Famiglia di azioni (Amministratore dell'organizzazione, Modifiche all'organizzazione, Accesso ai dati dei pazienti, Modifiche ai dati dei pazienti), autore, Da e A. Apri una riga per i Dettagli dell'evento, compresi i campi che sono cambiati.

Per un singolo paziente, apri il menu nella barra del paziente e scegli Registro accessi. Per vedere che cosa riportava in passato una cartella, usa la cronologia della cartella stessa.

Esporta i dati

Apri Conformità → Esportazioni. I titolari e gli amministratori possono scegliere Esporta i dati dell'organizzazione. Crea un archivio completo. Il suo stato passa da Preparazione dell'archivio a Pronto per il download, oppure Esportazione non riuscita. Scegli Visualizza esportazione per scaricarlo. Le esportazioni restano nell'elenco per sette giorni, e Scade indica quando termina ciascuna.

Estrai lo ZIP e apri START-HERE.html. Un archivio contiene cartelle riservate ed è disponibile solo alla persona che l'ha richiesto, quindi condividilo solo con il tuo metodo sicuro approvato.

La cartella di un singolo paziente si esporta dalla barra del paziente con Esporta cartella, da parte di chi può aprire quella cartella.

Controlla la conservazione

Apri Conformità → Conservazione. Ogni riga mostra una categoria di dati, il suo periodo e la fonte giuridica, e quando inizia il periodo: Dalla fine del trattamento, Dall'ultima modifica o In base all'età del paziente. Le righe sono impostate per Paese e sono in sola lettura.

Sono le regole che l'anteprima della cancellazione applica. La conservazione di chat e registrazioni dell'Agente è separata e non le accorcia. Vedi Impostazioni dell'Agente.

Cancella i dati di un paziente

Richiede il ruolo Proprietario o Amministratore, e l'accesso con autenticazione a due fattori se lo studio la richiede.

1. Apri Conformità → Cancellazione, oppure scegli Cancellazione dei dati del paziente nel menu della barra del paziente. Inserisci l'ID paziente e scegli Carica paziente.
2. Leggi il Rapporto prima della cancellazione: le cartelle per area di dati e le Categorie di conservazione con le loro date.
3. Un vincolo legale attivo blocca la cancellazione. Crea un vincolo legale con un motivo, oppure Rimuovi il vincolo legale quando termina.
4. Scegli Crea una bozza di cancellazione con la data in cui è stata ricevuta la richiesta. Il tipo di richiesta è Cancellazione per motivi di privacy, oppure Cancellazione ai sensi della WGBO nei Paesi Bassi.
5. Sotto Dichiarazione del titolare del trattamento, spunta ogni dichiarazione. Imposta il Periodo di tolleranza (giorni), da 0 a 21. Digita ELIMINA e scegli Dichiara e limita l'accesso.
6. Durante il periodo di tolleranza, Annulla la richiesta ripristina l'accesso.
7. Quando il periodo di tolleranza e l'eventuale periodo di conservazione sono trascorsi, scegli Metti in coda l'esecuzione e digita ELIMINA. Scarica il certificato quando lo stato è completed.

La dichiarazione limita subito il paziente e lo rimuove dai dati di Insights. Senza un periodo di conservazione, come nella cancellazione WGBO, l'esecuzione parte al termine del periodo di tolleranza. Altrimenti la cartella resta limitata fino al termine del periodo. Poi viene eseguita da sola solo se hai spuntato la casella dell'eliminazione automatica, oppure la metti in coda tu.

Chiudi lo studio

Solo il titolare può usare Conformità → Chiusura dell'organizzazione. Scegli Avvia la chiusura dell'organizzazione e controlla i conteggi di pazienti, membri, file, vincoli legali e abbonamenti. Crea un'esportazione dell'organizzazione e lasciala terminare, oppure spunta la rinuncia. Spunta ogni dichiarazione, digita ELIMINA e scegli Conferma e avvia il periodo di tolleranza di 30 giorni.

Durante il periodo di tolleranza puoi scegliere Annulla la chiusura dell'organizzazione. Scarica il certificato di cancellazione quando la richiesta è completata.