Gegevens en naleving

Stel het aanmeldbeleid van de praktijk in, lees het auditlog, exporteer gegevens, controleer bewaartermijnen en regel het wissen van een patiënt of het sluiten van de praktijk.

Organisatie → Naleving (onder Beheer in de zijbalk) heeft vijf tabbladen: Auditlog, Exporten, Wissen, Bewaring en Uitdiensttreding. U ziet het als uw rol het recht Auditgeschiedenis bekijken heeft, dat Eigenaar en Beheerder hebben. Elk onderdeel hieronder noemt wie kan handelen.

Alleen de eigenaar kan dit doen, onder Instellingen → Tweestapsverificatie en Instellingen → Eenmalige aanmelding.

Tweestapsverificatie verplichten laat elk lid een authenticator-app gebruiken. Controleer eerst Aanmelding van leden. De bevestiging zegt hoeveel leden er nog geen hebben ingesteld, en zij kunnen pas inloggen als ze dat doen. Passkeys voldoen niet aan de eis.

Eenmalige aanmelding vraagt om het Enterprise-abonnement. Kies Microsoft Entra ID of Andere OpenID Connect-provider, voer de gegevens van uw provider in, voeg daar de Omleidings-URI toe en verifieer uw domein met het TXT-record en Domein controleren. Kies daarna Inloggen testen, wat moet slagen voordat u SSO kunt afdwingen. Leden hebben nog steeds een uitnodiging nodig op hun exacte e-mailadres.

SSO verplichten voor praktijkleden blokkeert lokaal inloggen en beëindigt de lokale sessies van leden. Uw eigenaarsaccount behoudt lokaal inloggen voor herstel, dus daarvoor zijn eerst tweestapsverificatie en een wachtwoord of passkey nodig.

Elk van beide eisen kan leden buitensluiten totdat ze zich hebben aangemeld, dus controleer de aanmelding en uw eigen herstelmogelijkheden voordat u een eis aanzet. Persoonlijke aanmeldinstellingen staan in Account en beveiliging.

Het auditlog lezen

Open Naleving → Auditlog. Het toont wie heeft ingelogd, wie welk dossier heeft geopend en wat is toegestaan of geweigerd. Filter op Actiegroep (Organisatiebeheer, Organisatiewijzigingen, Toegang tot patiëntgegevens, Wijzigingen in patiëntgegevens), actor, Van en Tot. Open een rij voor Gebeurtenisdetails, inclusief de velden die zijn gewijzigd.

Voor één patiënt opent u het menu in de patiëntbalk en kiest u Toegangslogboek. Om te zien wat een dossier vroeger zei, gebruikt u de eigen geschiedenis van het dossier.

Gegevens exporteren

Open Naleving → Exporten. Eigenaren en Beheerders kunnen Organisatiegegevens exporteren kiezen. Het maakt een volledig archief. De status gaat van Uw archief wordt voorbereid naar Klaar om te downloaden, of Export mislukt. Kies Export bekijken om het te downloaden. Exporten blijven zeven dagen in de lijst staan, en Verloopt toont wanneer elk eindigt.

Pak de ZIP uit en open START-HERE.html. Een archief bevat vertrouwelijke dossiers en is alleen beschikbaar voor de persoon die het heeft aangevraagd, dus deel het alleen via uw goedgekeurde beveiligde methode.

Het dossier van een patiënt zelf exporteert u vanuit de patiëntbalk met Dossier exporteren, door mensen die dat dossier mogen openen.

Bewaartermijnen controleren

Open Naleving → Bewaring. Elke rij toont een dossierklasse, de termijn en de wettelijke bron, en wanneer de termijn begint: Vanaf einde behandeling, Vanaf laatste wijziging of Op basis van patiëntleeftijd. De rijen zijn per land ingesteld en alleen-lezen.

Dit zijn de regels die het voorbeeld voor wissen toepast. De bewaartermijn van Agent-chats en opnames staat los daarvan en verkort ze niet. Zie Agentinstellingen.

Een patiënt wissen

Hiervoor is de rol Eigenaar of Beheerder nodig, en aanmelden met tweestapsverificatie als de praktijk dat verplicht.

Open Naleving → Wissen, of kies Patiëntgegevens wissen in het menu van de patiëntbalk. Voer de Patiënt-ID in en kies Patiënt laden.
Lees het Rapport vóór verwijdering: dossiers per gegevensgebied, en Bewaarcategorieën met hun data.
Een actieve juridische blokkade blokkeert wissen. Juridische blokkade maken met een reden, of Juridische blokkade opheffen als die eindigt.
Kies Conceptverzoek maken met de datum waarop het verzoek is ontvangen. Het verzoektype is Privacyverwijdering, of WGBO-vernietiging in Nederland.
Vink onder Verklaring van de verwerkingsverantwoordelijke elke verklaring aan. Stel de Bedenktijd (dagen) in, van 0 tot 21. Typ VERWIJDEREN en kies Bevestigen en toegang beperken.
Tijdens de bedenktijd herstelt Verzoek annuleren de toegang.
Zijn de bedenktijd en een eventuele bewaartermijn verstreken, kies dan Uitvoering inplannen en typ VERWIJDEREN. Download het certificaat zodra de status completed is.

Bevestigen beperkt de patiënt direct en haalt de patiënt uit de cijfers van Inzichten. Zonder bewaartermijn, zoals bij WGBO-vernietiging, begint de uitvoering als de bedenktijd eindigt. Anders blijft het dossier beperkt totdat de termijn eindigt. Daarna draait het vanzelf alleen als u het vakje voor automatisch opschonen hebt aangevinkt, of als u het inplant.

Uitvoering verwijdert de chats, werkgegevens en dossiers van de patiënt definitief. Het kan niet ongedaan worden gemaakt. Een juridische blokkade blokkeert het altijd.

De praktijk sluiten

Alleen de eigenaar kan Naleving → Uitdiensttreding gebruiken. Kies Uitdiensttreding van organisatie starten en controleer de aantallen patiënten, leden, bestanden, juridische blokkades en abonnementen. Maak een organisatie-export en laat die afronden, of vink de afstandsverklaring aan. Vink elke verklaring aan, typ VERWIJDEREN en kies Bevestigen en bedenktijd van 30 dagen starten.

Tijdens de bedenktijd kunt u Uitdiensttreding annuleren kiezen. Download het verwijderingscertificaat zodra het verzoek is afgerond.

Als de bedenktijd eindigt, verwijdert Salisan de organisatie en haar medische dossiers definitief. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.